Fragen Sie in Ihrem Team nach: Die meisten nutzen ChatGPT, Copilot oder ähnliche Werkzeuge bereits – für Mails, Offerten, Übersetzungen oder Excel-Formeln. Das ist gut, denn es spart Zeit. Problematisch wird es, wenn niemand festgelegt hat, was dort hineinkopiert werden darf. Fachleute sprechen von «Schatten-KI»: Werkzeuge, die im Betrieb genutzt werden, ohne dass die Firma davon weiss.
Ein Verbot hilft selten. Es verlagert die Nutzung nur auf private Geräte. Besser ist eine kurze, verständliche KI-Richtlinie.
Das Risiko: Firmendaten in fremden Händen
Was Sie in einen öffentlichen KI-Dienst eingeben, verlässt Ihr Unternehmen. Je nach Anbieter und Tarif können Eingaben gespeichert, von Menschen geprüft oder zum Training verwendet werden. Für Kundendaten, Verträge oder Personaldossiers ist das heikel – auch aus Sicht des Datenschutzgesetzes. Der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte hat klargestellt, dass das DSG auch für KI-Anwendungen gilt. Mehr dazu in unserem Beitrag zum neuen Datenschutzgesetz.
Die Ampel: Was darf in welche KI?
Eine einfache Einteilung reicht für den Alltag:
- Grün – öffentliche Informationen: Texte für die Website, allgemeine Fragen, Formulierungshilfe ohne Namen. Erlaubt in freigegebenen Werkzeugen.
- Gelb – interne Informationen: interne Abläufe, anonymisierte Beispiele. Nur in Werkzeugen mit Geschäftsvertrag, bei denen das Training mit Ihren Daten ausgeschlossen ist.
- Rot – vertrauliche Daten: Personendaten von Kunden oder Mitarbeitenden, Verträge, Finanzzahlen, Passwörter, Quellcode. Nur in einer KI, die bei Ihnen oder in der Schweiz läuft – siehe lokale KI im KMU.
Was in die Richtlinie gehört
Eine KI-Richtlinie muss keine zehn Seiten haben. Eine Seite mit diesen Punkten genügt:
- Freigegebene Werkzeuge: Welche KI-Dienste dürfen genutzt werden – mit Firmenkonto, nicht privat?
- Datenklassen: Die Ampel von oben, mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
- Prüfpflicht: KI kann überzeugend falsch liegen. Wer ein Ergebnis verwendet, prüft es und trägt die Verantwortung.
- Kennzeichnung: Wann muss sichtbar sein, dass ein Text oder Bild mit KI erstellt wurde – etwa gegenüber Kunden?
- Urheberrecht: Keine fremden Texte, Bilder oder Logos hochladen, an denen Sie keine Rechte haben.
- Ansprechperson: Wer beantwortet Fragen und nimmt neue Werkzeuge in die Liste auf?
Werkzeuge richtig auswählen
- Geschäftstarife statt Gratis-Konten: Business-Varianten der grossen Anbieter schliessen das Training mit Ihren Daten vertraglich aus und bieten eine zentrale Verwaltung.
- Konten zentral verwalten: Mitarbeitende melden sich mit dem Firmenkonto an, idealerweise mit Multi-Faktor-Authentifizierung. Beim Austritt wird der Zugang gesperrt.
- Für vertrauliche Daten lokal: Eine eigene KI auf Ihrem Server oder in einem Schweizer Rechenzentrum löst das Problem an der Wurzel.
Rechtlicher Rahmen in der Schweiz
Ein eigenes KI-Gesetz hat die Schweiz noch nicht. Der Bundesrat hat 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren und bestehende Gesetze gezielt anzupassen. Bis dahin gelten vor allem das Datenschutzgesetz und das Urheberrecht. Wer Produkte oder Dienstleistungen mit KI in der EU anbietet, sollte zusätzlich die EU-KI-Verordnung im Blick haben.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Fazit
KI im Büro ist Realität. Mit einer kurzen Richtlinie, freigegebenen Werkzeugen und einer lokalen Lösung für vertrauliche Daten nutzen Sie die Vorteile, ohne die Kontrolle zu verlieren. Wir helfen bei der Auswahl, der Einrichtung und auf Wunsch beim Betrieb einer eigenen KI – mehr unter Automatisierung & KI.
Häufige Fragen
Sollten wir ChatGPT im Betrieb einfach verbieten?
Meist nicht. Verbote verlagern die Nutzung auf private Geräte und Konten, wo Sie gar keine Kontrolle mehr haben. Klare Regeln und freigegebene Werkzeuge wirken besser.
Werden meine Eingaben zum Training der KI verwendet?
Das hängt vom Anbieter und Tarif ab. Bei vielen Gratis-Konten ist das möglich, bei Geschäftstarifen wird es in der Regel vertraglich ausgeschlossen. Prüfen Sie die Bedingungen oder setzen Sie für vertrauliche Daten eine lokale KI ein.
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
Eine bis zwei Seiten reichen. Wichtiger als die Länge sind verständliche Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag und eine Person, an die man sich mit Fragen wenden kann.
Gilt das Datenschutzgesetz auch für KI?
Ja. Werden Personendaten mit KI bearbeitet, gelten die gleichen Grundsätze wie bei jeder anderen Datenbearbeitung.
